Akademik alanda iletişim kurmak öğrencilere zor gelebilir. Bu noktada bilmeniz gereken bazı pratik bilgiler vardır. Akademik mail nasıl yazılır diye endişe etmenize gerek yok. Kurumsal bir mail formatından çok temel farkı yoktur.
Birlikte akademik mail nasıl yazılır inceleyelim…
Akademik Mail Nasıl Yazılır
Akademik mail yazarken dikkat edilmesi gereken temel kurallar vardır. Öncelikle iletişime geçeceğiniz kişinin bir uzman akademisyen olduğunu unutmamalısınız. Öğrenci olarak bir akademisyenle iletişime geçtiğiniz için bazı yazılı olmayan kurallar oldukça önemlidir.
Akademik mail yazılırken şunlara dikkat edilmelidir:
- İmla ve noktalama hataları
- Hitap şekli
- Anlatım biçimi
Akademik mail nasıl yazılı sorusunun bu noktaları oldukça önemlidir. Bununla birlikte mailinizin içinde mutlaka yer vermeniz gereken bilgiler vardır.
Öneri İçerik: Öğrenci Maili Nasıl Alınır?
Akademik Mail Başlıkları
Akademik mail nasıl yazılır sorusu için ilk olarak dikkat etmeniz kurallar vardır. Öncelikle yazım diliniz ve hitabet şekliniz profesyonelce olmalıdır.
- Giriş/Hitap kısmı
- Kendini Tanıtma
- Konu Anlatımı
- Kapanış
Akademik mailde yer alacak bu başlıklar mailinizin içeriğinin açıklayıcı olması açısından oldukça önemlidir. Bu maddelere tek tek yer verdiğinizde ve akıcı bir dille anlattığınızda talebinizi ileteceğiniz kişiyle profesyonelce iletişim kurmuş olursunuz.
- Giriş/Hitap kısmı:
Bu kısımda mutlaka Merhaba Sayın Hocam, Merhabalar Sayın Prof. Dr. …. gibi bir hitap ile başlanmalıdır. Kendinizden üst bir kısma mail gönderdiğiniz için bu oldukça önemlidir.
- Kendini Tanıtma:
Bu kısımda ilgili kişiye kendinizi tanıtmanız oldukça önemlidir. Zira karşınızdaki kişinin birden fazla öğrencisi olduğunu unutmamanız gerekir.
- Konu Anlatımı:
Bu kısımda iletişime geçme nedeninizi kısa ve öz bir dille anlatmanız gerekir. Konuyu aktarıp kendisine neden mail attığınızı bildirerek talebinizi özetleyebilirsiniz.
- Kapanış: Talebinizi aktardıktan sonra kapanışta ‘bilgilerinize sunarım’ gibi bir ifade kullanılması gereklidir. Ardından saygılar, iyi çalışmalar gibi dileklerinizi iletmeniz gerekir.
Hocaya Mail Nasıl Atılır?
Akademik mail nasıl yazılır sorusu için öncelikle iletişime geçeceğiniz kişinin iletişim bilgilerine ihtiyacınız vardır. Mail atacağınız akademisyen sizinle paylaşmadığı sürece kişisel bilgilerine ulaşarak buradan iletişim kurbanız tavsiye edilmez.
Her akademisyenin okul için kullandığı ve kendisine ulaşabileceğiniz bir mail adresi mevcuttur. Bu noktada iletişime geçeceğiniz kişinin resmi mail adresine üniversitelerin resmi web sitelerinden ulaşabilirsiniz.
Buradaki üniversite mail adresiyle iletişime geçmeniz en sağlıklı yöntemdir.
Faydalı İçerik: Öğrenci İşlerine Nasıl Mail Atılır?
Hocaya Akademik Mail Örneği
Akademik mail nasıl yazılır sorusu için genel noktaları sizin için derledik. Mail atma işlemi sırasında göndermeden önce mailinizi son okumanızda fayda vardır.
Aynı zamanda göndermeden önce eğer ekte iletmeniz gereken belge varsa mutlaka eklemiş olduğunuzu kontrol etmelisiniz.
Ek olarak göndereceğiniz belgelerin isimlerine dikkat etmeniz gerekir. Dosya isimlerini içeriklerine göre güncellemeniz daha profesyonel bir görüntü oluşturacaktır.
Örneğin ekte hocanıza öğrenci belgenizin bir örneğini gönderiyorsanız ‘E.S_Öğrenci Belgesi’ gibi bir düzende iletebilirsiniz.
Aynı zamanda ileteceğiniz belgeye göre PDF formatında gönderim sağlamanız daha sağlıklıdır. Özellikle metin gönderimi gibi durumlarda teknik aksaklıkların olmaması için son formatı PDF olarak belirleyebilirsiniz.
Büyük dosya gönderimlerinde mail tarayıcınız gönderimi engelleyebilir. Mail sizin tarafınızdan iletilmiş gözükse de karşı tarafa iletilmesinde sorunlar yaşanabilir. Bu yüzden ortalama 2-3’den fazla belge vb. gönderiminizde bunları tek bir klasör içinde sıkıştırabilirsiniz. Ortak paylaşımlı depolama linkleri oluşturabilirsiniz.
İlginizi Çekebilir: Akademik Özgeçmiş Nasıl Hazırlanır?
Akademik Mail Yazarken Yapılmaması Gerekenler
Akademik mail nasıl yazılır sorusu için olumlu yanıtlar kadar yapılmaması gereken şeylerde vardır. Mail içeriği belirli bir üslup çerçevesi içerisinde olmalıdır.
- Mail konusu kısmında HOCAM ACİL, LÜTFEN BAKIN gibi ifadeler kullanmaktan kaçınmalısınız. İletinizin içeriğinin aciliyeti varsa konu başlığından önce belirtebilirsiniz: ACİL: DERS SEÇİMİ HATASI HK. ÖNEMLİ: BAŞVURU SON TARİHLERİ HK.
- Metin içerisinde bilimsel vb. kısaltmalar dışında günlük konuşma dilinde kullanılan kısaltmaları kullanmamalısınız. Örneğin mail içeriğinizde TDK kısaltmasını geçirmenizde bir sakınca yoktur ancak SLM, NBR gibi gündelik ağızı ve kısaltmaları tercih etmemelisiniz.
- Akademisyenlerinde bir çalışma saati olduğunu unutmamalısınız. Hafta sonu ya da çalışma saatleri dışında attığınız maillere ilgili saat aralığında yanıt gelmesi oldukça normaldir.
İlk bakışta önemsiz gibi gelse de bu gibi kurallara uymak akademi içerisinde oldukça önemlidir. Üniversite liseye kadar olan eğitim biçiminden farklı olarak veliniz kendiniz olursunuz. Bu yüzden akıcı bir dille kendinizi ifade becerinizin gelişmesi gerekir. Sizin adınıza okula gelip konuşacak, talebinizi hocalarınıza iletecek kimse yoktur. Bu yüzden doğru ifade biçimiyle sağlıklı bir iletişim kurabilirsiniz.
Akademik mail nasıl yazılır sizin için derledik. Akademik mail yazma konusu önemsiz gibi görünse de ilk defa akademik mail atmak için ekranınızı açtığınızda ‘acaba doğru oldu mu’ fikrini düşünmeniz çok normaldir…
Benzer Yazılar
Daha Fazla Makale
