Etkili bir sunum yapmak ve aktarılmak istenen bilgileri dinleyicilere aktarabilmek akademisyen olsun ya da olmasın neredeyse herkesin sahip olması gereken bir yetkinliktir. Sunum slaytlarının hazırlanması esnasında ya da sunum esnasında yapılan hatalar sunumun kalitesini düşürmekte, insanların sunuma odaklanamamasına neden olmaktadır. Biri sunum yaparken sunuma odaklanmak yerine kendinizi telefonla oynarken buluyorsanız, arkadaşınızla bir şeyler konuşurken buluyorsanız ya da zihninizin bambaşka bir konuyu düşündüğünü fark ediyorsanız büyük bir olasılıkla karşınızdaki insan etkili bir sunum yapıp dikkatinizi toplamayı başaramamıştır. Bu yazıda etkili bir sunum hazırlama ve sunuş için yapılması gereken şeyler ve kaçınılması gereken şeylere değinilecektir.
Yazıya başlamadan önce şunun altını çizmekte yarar vardır. İnsanların dikkatlerini uzun süre bir yerde toplayabilmek dünyanın en zor işlerinden biridir. Bu konuda yapılmış pek çok çalışma vardır. Bu çalışmalardan biri, insanın bir şeye en fazla 15 dakika odaklanabileceğini ifade etmiştir. Başka bir tanesine göre bu süre 23 dakikadır. Başka bazılarınınsa 30-35 dakikalık bir süreye işaret ettiği görülmüştür. Bu çalışmaların neredeyse tamamı deneysel çalışmalar olduğu için hangi rakamın doğru olduğunu tam olarak bilemeyiz. Fakat bu çalışmalardan genel olarak şu sonucu çıkarabiliriz sanırım, bir insanın dikkatini ortalama 20-25 dakika bir noktada tutabiliriz. Diyeceksiniz ki dersler en az 1 saat oluyor ve öğrenciler gayet güzel de dinliyor. Hayır işin aslı öyle değil, aslında en çok derse odaklanan öğrenciler bile 20-25 dakika dersi dinliyorlar sonra en az bir 5-10 dakika kopma oluyor sonra tekrar dinliyorlar. Bu konu ayrıca tartışılacak kadar geniş bir konu olduğu için burada noktalamak yararlı olacaktır. Kısacası bir insanın dikkatini ortalama 20-25 dakika belli bir noktada tutabiliriz. Buna göre ilk önerimizi yapalım.
1) Bir sunumun süresi aksi zorunluluk olarak belirtilmedikçe 15 dakikayı aşmamalıdır ki gelen sorularla birlikte toplam süre 20-25 dakikayı aşmasın. Özellikle bazı sempozyumlarda bazı yazarlar yarım saati bile aşan sunumlar yapmayı tercih etmektedir. Bu hem o oturuma katılan insanların sıkılmasına hem de oturumda sunum yapacak diğer insanların sürelerinin azalmasına sebep olmaktadır. Zira sempozyumların %90’ında da bir konuşmacıya ayrılan süre sorularla birlikte 20 dakikadır.
2) Slaytları yerli yersiz bir dünya bilgiyle doldurmak doğru değildir. Bu da hem dinleyicilerin slaytlara bakınca sıkılmasına sebep olur hem de dinleyicilerin konuşmacıyı dinlemek yerine slaytları okumaya odaklanmasına sebep olur. Bazı sempozyumlarda görüyoruz ki bazı yazarlar slaytlara 12 – 15 punto gibi küçük puntolarla sayfalar dolusu bilgiler doldurmuşlardır. Dinleyici slaytları okusa konuşmacıyı dinlemeye kesinlikle fırsat bulamayacaktır ayrıca slaytta o kadar çok yazı bulunmaktadır ki dinleyici bir slaytı okuyamadan konuşmacının başka slaytlara geçme durumu oluşmaktadır. Bu yüzden slaytlarda sadece kilit maddeler/başlıklar ve tanımlar bulunmalıdır. Okuyucu bir slaytı en fazla 15-20 saniye içerisinde okuyup dinleyiciye dönebilmelidir. Slaytların sıkmaması için aralara (sunum ortamının ciddiyeti dahilinde) resimler konabilir. Böylece okuyucunun dikkati dağılmış ise o resim sayesinde tekrar toplanmış olur.
3) Yapılan hatalardan bir diğeri ise 15-20 dakikalık bir sunum için 70-80 tane slayt hazırlamaktır. Böyle bir durumda konuşmacının bir eli ileri tuşunda olmakta ortalama 15-20 saniyede bir yeni slayta geçmektedir. Sanılanın aksine çok slayt çok bilginin ve iyi hazırlanmanın ifadesi değildir. Böyle bir durumda sürekli slaytların değişmesinden okuyucular rahatsız olabilmekte konuyu takip etmekte zorlanabilmektedir. 15-20 dakikalık bir sunum için kaç slayt idealidr sorusu anlatılacak konuya göre değişir fakat slayt sayısı 25-30’dan fazla olmamalıdır. Böylece konuşmacı her bir slaytın üzerinde yaklaşık olarak 45 saniye ile 1 dakika arasında durmuş olur.
4) Önceki maddede bir slaytın üzerinde 45 saniye ile 1 dakika arasında durmak uygun olandır demiştik fakat bunu yapmanın yolu slayta 45 saniye boyunca okunacak kadar çok bilgi koymak değildir. Konuşmacı her bir slayttaki bilgileri açabilmelidir. Slaytta genellikle ana maddelere yer verilmeli konuşmacı anlatımı sırasında bu ana maddelerin her birini kısaca açıklayabilmeli böylece dinleyicinin dikkatini slaytlara değil de kendine çekebilmelidir. Slaytları hiç bir şey katmadan direkt olarak okumak sunumun kalitesini ciddi derecede düşüren ve dinleyicilerin dikkatini dağıtan en önemli unsudur. Bu yüzden slaytı okumak yerine slaytlara değinerek konuşmak yolu tercih edilmelidir.
5) Bulunulan ortamın ciddiyeti dahilinde araya küçük bir espri sıkıştırmak yararlıdır. Söz konusu espri kesinlikle ortamın ciddiyetine uygun olmalıdır. Bu espriler önceden hazırlanmış şeyler olabileceği gibi doğaçlama da olabilir. Fakat ölçüyü kesinlikle kaçırmamak gerekir. Bir sunumda bir defa espri yapmak yeterlidir bu sayı duruma göre en fazla 2 olabilir. Son olarak bir sempozyumda espri yaparken dinleyicilerin gülmekten sandalyeden düşmesi de beklenmemelidir. Pek çoğu gülümsemekle yetinecek az bir kısmı ise hafif sesli gülecektir. Fakat bu onların dikkatlerini toplamak için iyi bir yoldur.
6) Konuşmacı gür ve kendinden emin bir ses tonu ile konuşmalıdır. Konuşmacının sesi tam olarak çıkmazsa arkalardaki dinleyiciler sesi tam olarak alamayacakları için dikkatleri dağılacaktır.
7) Sunum başında kısaca kendinizden bahsetmeniz ve “burada olduğum ve sizlere sunum yapma fırsatına sahip olduğum için çok mutluyum” gibi ifadeler kullanmanız güzel bir davranıştır ve dinleyicilere karşı samimi bir hava oluşturur.
8) Sunumun sonunda “dinlediğiniz için teşekkür ederim, varsa sorularınızı ya da yorumlarınızı alayım” şeklinde bir ifade kullanmak da güzel bir davranıştır. (Not: Sempozyumlarda oturum başkanı sunum bittikten sonra salonda soru sormak isteyen olup olmadığını soracaktır. Bu yüzden sadece teşekkür ederek sunumu bitirmek gerekir.)
9) Sunum günü spor kıyafetler giymek, dağınık saçlarla, uykusuzluktan kızarmış gözlerle sunuma gitmek, sunum esnasında elleri sürekli ceplerde tutmak, ses tonunu aniden alçaltıp yükseltmek gibi hareketler sunumun başarısını azaltacağı için kaçınılmalıdır.
Benzer Yazılar
Daha Fazla Makale
